Cómo medir el engagement sin presupuesto

Realizar encuestas de engagement es fundamental para entender el estado emocional y la satisfacción de los colaboradores, lo cual impacta directamente en la productividad, retención y cultura organizacional. 

Pero, ¿cómo hacerlo sin gastar dinero en herramientas costosas? 

La respuesta está en utilizar herramientas gratuitas y en saber analizar los datos con inteligencia.

1. Herramientas gratuitas para realizar encuestas de engagement

Hay varias plataformas gratuitas que te permiten crear encuestas efectivas y recopilar datos de forma organizada. 

Aquí te dejo algunas de las mejores opciones:

Mi opción preferida: Google Forms

• Características:

  • Totalmente gratuito y fácil de usar.

  • Permite personalizar preguntas de diferentes tipos (escala de Likert, opción múltiple, texto abierto).

  • Resultados en tiempo real con gráficos básicos de barras y circulares.

  • Integración con Google Sheets para análisis de datos más avanzado.

• Cómo utilizarlo para engagement:
  Utiliza escalas (de 1 a 5 o de 1 a 7) para medir niveles de satisfacción, motivación y compromiso. 

• Ejemplos de preguntas:

  • "¿Qué tan satisfecho estás con tu rol actual en la empresa?"

  • "¿Te sientes valorado por tu equipo y líderes?"

  • "¿Consideras que tus habilidades se utilizan al máximo en tu puesto?"

Opción alternativa 1: SurveyMonkey (versión gratuita)

• Características:

  • Permite crear encuestas con hasta 10 preguntas y recibir hasta 100 respuestas.

  • Incluye plantillas específicas para engagement y satisfacción laboral.

  • Análisis básico de resultados con gráficos automáticos.

Opción alternativa 2: Microsoft Forms (si usas Office 365)

• Características:

  • Integración directa con Excel para análisis más avanzado.

  • Interfaz sencilla y visualmente atractiva.

  • Soporte para diferentes tipos de preguntas y recopilación de respuestas anónimas

2. Diseño efectivo de la encuesta

Una buena encuesta de engagement debe ser:

Breve y directa: No más de 10-15 preguntas para evitar el abandono.

Anónima o Confidencial: Para obtener respuestas honestas.

Relevante: Preguntas enfocadas en factores clave de engagement como liderazgo, comunicación, reconocimiento y desarrollo profesional.

3. Análisis de datos: Cómo interpretar los resultados

Utilizando Google Sheets o Excel, puedes analizar los datos de forma efectiva sin gastar un solo euro. 

Aquí te dejo un paso a paso para hacerlo:

Paso 1: Consolidar los datos

• Exporta las respuestas de tu encuesta en formato CSV y ábrelas en Google Sheets o Excel.

• Organiza las respuestas en columnas para cada pregunta.

Paso 2: Limpiar y preparar los datos

• Verifica que no haya celdas vacías o respuestas incoherentes.

• Convierte las respuestas en escalas numéricas (por ejemplo, de 1 a 5) para facilitar el análisis.

Paso 3: Análisis básico de datos

1. Promedios y medianas:

   • Calcula el promedio y la mediana de cada pregunta para obtener un panorama general del engagement.

2. Distribución de frecuencias:

   • Utiliza tablas dinámicas para ver la distribución de respuestas.

   • Ejemplo: Cuántas personas respondieron con un 4 o 5 en satisfacción laboral.

3. Análisis de tendencias:

   • Si haces encuestas periódicas (trimestrales o semestrales), compara los resultados a lo largo del tiempo para identificar tendencias positivas o negativas.

Paso 4: Análisis avanzado de datos

1. Correlación:

   • Analiza la relación entre diferentes factores.

   • Ejemplo: ¿Hay correlación entre la motivación y la percepción de oportunidades de crecimiento?

2. Segmentación:

   • Filtra los datos por departamento, antigüedad o equipo para identificar problemas específicos.

   • Usa segmentación para personalizar acciones de mejora.

4. Visualización de datos

Presentar los datos de manera visual ayuda a comunicar los hallazgos de forma más efectiva. 

Utiliza gráficos simples pero impactantes:

Tipos de gráficos recomendados:

• Barras apiladas: Para comparar respuestas entre diferentes grupos (por ejemplo, entre equipos o departamentos).

• Gráficos de radar: Para mostrar el engagement en diferentes dimensiones (motivación, satisfacción, comunicación, etc.).

• Gráficos de línea: Para visualizar tendencias a lo largo del tiempo.

Herramientas para visualización gratuita:

• Google Sheets: Tiene gráficos básicos pero efectivos.

• Data Studio: Si tienes más experiencia, puedes integrarlo con Google Sheets para crear dashboards interactivos.

• Canva: Permite crear gráficos más estéticos para presentaciones.

5. Ejemplos de métricas de engagement a seguir

Para medir el engagement de manera efectiva, enfócate en las siguientes métricas:

1. Employee Net Promoter Score (eNPS):

   • Pregunta: "¿Recomendarías esta empresa como un buen lugar para trabajar?"

   • Fórmula: % Promotores - % Detractores

2. Índice de satisfacción laboral:

   • Promedio de respuestas a la pregunta: "¿Qué tan satisfecho estás con tu trabajo actual?"

3. Índice de motivación:

   • Promedio de respuestas a la pregunta: "¿Te sientes motivado para cumplir con tus objetivos laborales?"

4. Percepción del liderazgo:

   • Pregunta: "¿Sientes que tus líderes te apoyan en tu desarrollo profesional?"

6. ¿Qué hacer con los resultados?

1. Compartir hallazgos:

   • Presenta los resultados de manera anónima y transparente a los equipos.

   • Enfatiza las fortalezas y señala las áreas de mejora.

2. Tomar acciones:

   • Diseña planes de acción específicos para abordar las áreas de mejora.

   • Ejemplo: Si el puntaje de “oportunidades de crecimiento” es bajo, considera implementar programas de mentoría o capacitaciones.

3. Monitorear el progreso:

   • Realiza encuestas periódicas (trimestrales o semestrales) para ver si las acciones implementadas generan mejoras.

   • Compara resultados a lo largo del tiempo para identificar tendencias.

No necesitas un presupuesto enorme ni herramientas sofisticadas para medir el engagement en tu equipo. 

Con las herramientas gratuitas y los métodos de análisis mencionados, puedes obtener datos valiosos que guíen decisiones estratégicas en tu organización.

La clave está en:

• Elegir la herramienta adecuada según tus necesidades.

• Diseñar encuestas relevantes y concisas.

• Analizar los datos de manera inteligente.

• Tomar acciones concretas basadas en los hallazgos.

¡Es hora de comenzar a medir el engagement sin gastar ni un euro! 🚀

¡Hasta la próxima!

Gabriel Pietrafesa

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